税制改正でキャッシュレス決済による領収書は不要に
税制改正によって、2020年10月から施行された改正電子帳簿保存法のもとでは、一定の要件を満たすキャッシュレス決済の利用明細データを領収書代わりに使えるようになり、領収書なしで経費精算が可能になりました。領収書の受け取りが必要な場合も、紙の領収書に代えてPDFなどの電子データで受け取る際の領収書の保存要件が緩和され、要件を満たせば紙の領収書の保存も不要です。
参考： 電子帳簿保存法関係｜国税庁
電子データ(PDFなど)で受け取る領収書の要件が緩和
税制改正によって、従来は原則として領収書を受け取る側に求められていたタイムスタンプについて、領収書を発行する側のタイムスタンプが付与されていれば、受け取る側のタイムスタンプは不要になりました。
なお、タイムスタンプとは電子データの存在が認められるように日時や時刻を記したスタンプです。 領収書を発行してもらう側は、領収書データを受け取るだけでよくなり、電子データの保管のみで済むため便利になりました。
クラウドサービスなどを利用して受け取る電子取引データ
受け取る側がデータを自由に改変できないクラウドサービスなどを利用して受け取った電子取引データ（クレジットカード、交通系ICカード、QRコード決済などの利用明細データ）を、領収書代わりにそのまま保存できるようになりました。
タイムスタンプは不要なので手間が省けて、キャッシュレス決済による利用データを取り込めるシステムを備えていれば経理業務の効率化にもつながります。
これらの税制改正は、キャッシュレス決済を活用しながら業務のペーパーレス化を図り、システム導入と合わせて業務効率化やデジタル化を進めたい会社にとって大きなメリットになります。
キャッシュレス決済で経費精算するメリット
領収書が不要になる点で税制改正による利便性向上の恩恵を受けやすいキャッシュレス決済ですが、会社としてはキャッシュレス決済の推進そのものによるメリットもあります。
利用状況や履歴がすぐにわかる
クレジットカードや交通系ICカードなどでは、いついくら何に使ったかの利用状況の確認ができ履歴が残ります。領収書の紛失によるリスクの軽減、交通経路の確認に便利なほか、法人が加入するクレジットカード（コーポレートカード）を利用すれば本社側で漏れなく状況把握ができるようになります。
精算手続の手間が解消して管理負担も軽減
従来の経費精算では、経費の立て替えや前払い、領収書の受け取り、経費申請書の作成・申請と承認、精算手続き、経費精算の経理処理といった多くの手順を要していました。
キャッシュレス決済では小口現金による精算を減らしやすく、改正後の電子帳簿保存法に対応すれば領収書まわりの管理負担が減って業務がすっきりします。経費精算システムの中にはキャッシュレス決済に対応して、経費精算の申請・承認手続きの大幅な省略や経理処理との連携を図るものもあるので、長期的な視点で取り組めばコスト削減や効率化につながるでしょう。
なお、以下のボタンからITトレンドで人気の経費精算システムをご覧いただけます。実際のユーザーからの資料請求数が多いものから導入検討をはじめてみてはいかがでしょうか。
ミスや不正が減る
経費精算にかける手間や手順が多ければ、その分だけミスしやすいポイントも増えます。手作業に依存する割合が高いほど人為的なミスが起こりやすくなり、不正が生まれる隙も与えてしまうのです。キャッシュレス決済と社内システムとが連携し、自動化の割合を高めるほど、作業過程のミスを防ぎ、不正の余地を与えにくい仕組みへと近づけられます。キャッシュレス決済は、内部管理体制の強化や不正防止を目指す会社にとって取り入れたい選択肢の一つです。
ポイント還元と実務上の取り扱い
キャッシュレス決済の手段に応じてポイント還元の特典がある場合は、ポイント利用による経費の節約、社内で必要な備品の追加購入や交換などにあてられます。ポイント還元がある場合、以下のどちらかによって経理側での処理が変わってきます。
- １．ポイントを「値引き」と扱う
- ２．ポイントを「収入」と扱う
実務上で多く見られる２の方法だと税込処理による場合は、例えば次のように経理処理します。
部署に必要な1,500円の消耗品の購入を頼まれてコーポレートカード(法人が加入するクレジットカード)で購入した際、150円のポイント還元があったので、ポイントを利用して購入した。
(借方)消耗品費：1,500
(貸方)未払金：1,350 雑収入：150（消費税不課税）
この場合、ポイント還元分の勘定科目は通常「雑収入」で処理しますが、消耗品費、未払金の勘定科目については一例であり、各社の取り扱いや支払手段によって異なります。
キャッシュレス決済で領収書を発行してほしいとき
税制改正によって領収書を不要にするなどの電子帳簿保存法の要件緩和がされる一方で、従来からの社内慣行や規則のため経費精算に必要とされる範囲で領収書の発行を求められるケースもあります。キャッシュレス決済で領収書を発行してほしいときにはどうすればよいでしょうか。
社内の決まりはどうなっているか
社内の経費精算のルールで、経費支払いの事実を証明するために何が求められているかを確認します。キャッシュレス決済の普及に伴い、すでに社内のルールも変わっていて柔軟な対応が許容されているかもしれません。領収書という名称にこだわらず利用明細やレシートによる提出がどの程度まで認められているかなど、必要に応じて事前・事後に経理担当者への確認を行いましょう。
発行できる場合にどのような領収書をもらえるか
キャッシュレス決済の場合、領収書の発行方法として、店舗で通常と同等の領収書を発行してもらえるケース、キャッシュレス決済の利用履歴をもとに自ら利用元のウェブサイトを通じて領収書発行の手順にしたがってダウンロードするケースが考えられます。社内のルールで証明書の名称にこだわらないのがわかっていれば、利用明細やレシートなどを領収書代わりに受け取ります。いずれの場合にも、記載されるべき項目を満たしているかの確認が必要です。
以下の記事では、経費精算の領収書に必要な記載項目などについて解説しています。こちらも参考までにご覧ください。
印紙は必要なのか
領収書を受け取る側の会社ではあまり意識しませんが、例えば次のような場合には領収書であっても印紙は不要とされていますので、要件を満たせば記載金額にかかわらず印紙代や印紙税がかかりません。
- ■クレジットカード利用による領収書
- クレジットカード払い(信用取引)である旨の明記が必要です。現金の支払いが後に行われる信用取引は課税される文書に該当しない扱いとなります。
- ■後払い方式の手段によるキャッシュレス決済
- クレジットカード利用による領収書と同様にその旨の明記が必要です。
キャッシュレス決済手段のうち、前払い方式や即時払い方式などによる場合の取り扱いとして、「コード決済を行った際に作成される領収書等の印紙税における取扱いについて」が2020年７月２日付で経済産業省より公表されています。この記事ではこうした個々の取扱いについては触れませんが、個々のケースに応じた印紙の有無の取扱いを知りたい場合は、以下の資料が参考になります。
参考：コード決済を行った際に作成される領収書等の印紙税における取扱いについて｜経済産業省・商務サービズグループ・キャッシュレス推進室
経費精算システムの活用で業務効率化と生産性向上をＷ実現
キャッシュレス決済の効果を得やすくするには、経費精算のシステムの活用によるデジタル化とペーパーレス化を合わせて進めるのが理想です。経費精算システムの導入には投資のための費用がかかりますが、それ以上の業務効率化や生産性向上を目指せます。社内の人材の多くが従来の業務や管理負担から解放され、より望ましく求められる業務に配置・専念でき、不正防止や内部管理体制の強化といった社内リスクの軽減効果も期待できます。ぜひシステムの導入を検討してみましょう。
