取引先からの請求書、顧問先からの決算資料、制作会社からのデータ。社外から届くファイルは、相手によってメール添付だったり、パスワード付きZIPだったり、大容量の転送サービスだったりと、届き方がばらばらです。しかも受け取ったファイルは、受け取った人の受信箱やPCに残ります。
この記事では、経理・総務の現場を例に、necfru drive の受け取り用URLで「どの相手からも同じやり方で、決めたフォルダに届く」形にそろえた活用イメージを紹介します。
この活用事例の場面
社外からファイルを受け取る場面は、部署を問わずたくさんあります。
- 会計事務所や顧問先から、決算書・固定資産台帳・契約書の写しを受け取る
- 取引先から、注文書や請求書のPDFを受け取る
- 登録スタッフや協力会社から、提出書類や写真をまとめて受け取る
- 制作会社から、メールでは送れない大きな動画や画像を受け取る
受け取る人が複数いて、相手も多い部署ほど「誰が受け取ったか」「どこに保存したか」が分からなくなりがちです。
困りごと：届いた書類が、あちこちに散らばる
届き方が、相手ごとにばらばら
メール添付で送ってくる相手、パスワード付きZIPとパスワードを別のメールで送ってくる相手、大容量の転送サービスのURLを送ってくる相手。受け取る側は、そのたびに違う手順でファイルを取り出しています。
受け取った人にしか、場所が分からない
届いたファイルは、受け取った人の受信箱やダウンロードしたPCに残ります。「あの書類、誰に届いた？」「どこに保存した？」は本人に聞くしかありません。
担当者が不在だと、確認が止まる
休みや異動で担当者がいないと、ほかの人は受信箱を見られず、書類の確認が止まってしまいます。
受け取りの方法を選ぶときの比べ方
社外からファイルを受け取る方法には、メール添付、相手が用意する転送サービス、自社で用意する受け取り用の仕組み、といった選択肢があります。比べるときは、次の点を確かめてください。
- 相手の手間：相手にアカウントの登録やソフトの導入をお願いする必要があるか
- 置き場所：届いたファイルが、個人の受信箱ではなく、会社として決めたフォルダに入るか
- 気づける仕組み：届いたことが通知で分かるか
- 記録：いつ、誰から、何が届いたかを、あとから確かめられるか
- 大きなファイル：メールで送れない大きなファイルも、同じやり方で受け取れるか
相手が用意する転送サービスでは、受け取り方を自社で決められません。今回の現場では「自社が用意した同じ入口から、決めたフォルダに入ること」を重視しました。
解決の流れ：URLを送れば、あとは届くのを待つ
- URLを発行する（人）：受け取り用のURL（アップロード用のURL）を発行します。保存するフォルダや、メールでの本人確認などを決めておきます。
- 相手に伝える（人）：メールなどで、URLを相手に送ります。
- 相手が送る（相手）：相手はブラウザでURLを開き、ファイルを選んで送るだけです。相手側にアカウントは要りません。
- フォルダに入る（自動）：届いたファイルは決めたフォルダに保存され、届いたことが通知されます。
- 中身を確かめる（人）：フォルダを見られる人なら、誰でも中身を確かめられます。いつ、誰から届いたかも記録に残ります。
ある月の使い方
たとえば、決算期の経理部では次のように使います。
- 月初：顧問先の会計事務所に、受け取り用のURLを送っておきます。保存先は「受け取り／会計事務所」のフォルダです。
- 10日：会計事務所が決算書と固定資産台帳を送ると、フォルダに入り、経理部の担当者に通知が届きます。
- 12日：担当者が休みでも、同じフォルダを見られる別の担当者が中身を確かめ、処理を進めます。
- 月末：「契約書の写しは届いていたか」を確かめたいときも、記録を見れば、いつ届いたかがすぐに分かります。
取引先ごと、案件ごとに受け取り用のURLとフォルダを分けておけば、届いたファイルが自然に整理されていきます。
こう変わる：受け取り方が、ひとつにそろう
- 受け取り方：メール添付・ZIP・転送サービスと、相手ごとにばらばら → どの相手にも、同じ受け取り用のURL
- 置き場所：受け取った人のメールやPC → 相手ごと・案件ごとに決めたフォルダ
- 確認：届いたかは本人に聞くしかない → 通知と記録で、いつ誰から届いたかが分かる
導入するときの進め方
- 受け取りの多い相手を洗い出す：顧問先、取引先、協力会社など、受け取りの多い相手から始めます。
- フォルダの分け方を決める：「受け取り／相手の名前」のように、相手ごとか案件ごとに分けます。
- 見られる人を決める：受け取りのフォルダを見られる人を、部署や担当で決めます。
- 相手に案内する：「今後はこちらのURLからお送りください」と案内します。相手にアカウントの登録をお願いする必要はありません。
運用で効いてくること
- ZIPを開いてパスワードを探す、という手間がなくなる
- 担当者が休んでも、ほかの人がフォルダで確かめられる
- 「届いていますか？」という相手からの問い合わせに、記録を見てすぐ答えられる
- 受け取ったファイルが、そのまま会社の保管庫に残る
導入の前に知っておいていただきたいこと
- 受け取ったファイルのウイルス検査は、標準には含まれません：これまでどおり、社内の対策で検査してください。必要な場合は個別にご相談いただけます。
- URLの扱い：受け取り用のURLを知っている人は、ファイルを送れます。メールでの本人確認を付け、不要になったURLは止めてください。
こんな会社に向いています
- 社外から書類を受け取ることが多い（取引先・顧問先・登録スタッフなど）
- パスワード付きZIPで受け取り、パスワードを別のメールで送ってもらっている
- 図面・写真・動画など、メールで送れない大きなファイルを受け取る
- 担当者の受信箱に書類がたまり、休んだ人のメールは誰も見られない
よくあるご質問
相手にアカウントを作ってもらう必要はありますか？
必要ありません。相手はURLを開いて、ブラウザからファイルを送るだけです。
届いたことは、どうやって分かりますか？
ファイルが届くと通知が届きます。いつ、誰から届いたかは記録にも残ります。
受け取りのために、別の契約が必要ですか？
必要ありません。受け取りの機能は necfru drive に含まれています。
安心して使うための仕組み
- データは国内（AWS 東京リージョン）に保管します。お客様の要件に合わせて、データを論理的に分けた環境、またはお客様専用の AWS アカウントで提供します。
- ユーザーやグループ、フォルダごとに見られる範囲を決められます。見る権限のない資料は、検索結果にも出てきません。
- ログイン・ダウンロード・社外への共有などの操作は記録に残り、画面で確かめたり CSV で出力したりできます。
- 通信は暗号化されています。お客様のデータが AI の学習に使われることはありません。運用と保守はネクフルが行います。
まとめ
社外からの受け取りがばらばらなのは、届き方を相手に任せているからです。自社で受け取り用のURLを用意し、決めたフォルダに届くようにすれば、誰が受け取っても同じ場所に、同じ形で残ります。選ぶときは、相手の手間、置き場所、気づける仕組み、記録、大きなファイルへの対応を比べてみてください。
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