パスワード付きZIPをメールで送り、別のメールでパスワードを送る。このやり方（PPAP）をやめて、送るときはURLで共有するように変えた会社は増えています。ところが実際には、取引先からは今もZIPやメール添付で届き、受け取ったファイルは担当者の受信箱に残ったまま、という声をよく聞きます。
送る側だけを変えても、受け取りと保管は元のままです。この記事では、取引先と図面や見積書を日常的にやり取りする現場を例に、necfru drive で「送る・受け取る・残す」をひとつの仕組みにそろえた活用イメージを、使い方の流れに沿ってご紹介します。
この活用事例の場面
製造業や建設業の営業・設計の現場では、毎日のように取引先とファイルをやり取りします。
- 見積書や仕様書を、取引先に送る
- 注文書や支給図面を、取引先から受け取る
- 図面・写真・検査の動画など、メールに添付できない大きなファイルを渡す
送る相手も受け取る相手も多く、担当者ごとにやり方が違うことも珍しくありません。今回の例は、こうした部署で「送る側だけPPAPをやめた」あとに残った困りごとを、どう解決したかという流れです。
そもそも、なぜパスワード付きZIPをやめるのか
パスワード付きZIPには、大きく3つの弱点があります。
1つ目は、受け取る側のウイルス検査をすり抜けやすいことです。IPA（独立行政法人 情報処理推進機構）は2020年9月の注意喚起で、パスワード付きZIPを添付した攻撃メールについて、添付ファイルが暗号化されているためにメールの経路上の検査をすり抜け、受信者の手元に届いてしまうおそれが高いと説明しています（出典：IPA「相談急増／パスワード付きZIPファイルを使った攻撃の例」）。
2つ目は、ZIPとパスワードを同じメールの経路で送ると、鍵を分けた意味が薄いことです。メールを見られれば、両方とも見られてしまいます。
3つ目は、送ったあとに打つ手がないことです。宛先を間違えても取り消せず、相手がいつ開いたのか、誰がダウンロードしたのかも分かりません。
2020年11月には内閣府・内閣官房でもこの方式を廃止したと報じられ、取引先から「パスワード付きZIPは受け取れません」と言われる場面も増えています。
困りごと：送る側を変えても、届くのはZIPのまま
送るときはURLで共有するように変えた。それでも、現場には次のような困りごとが残っていました。
送ると受け取るで、やり方がちがう
送るときはURL、受け取るときは取引先から届くZIP＋パスワード別送のまま。取引先には自社のやり方に合わせる理由がなく、受け取り方は変わりません。結局、社内に「ZIPを開いてパスワードを探す」作業が残ります。
受け取ったファイルが、担当者の受信箱に散らばる
取引先から届いた注文書や図面は、受け取った担当者のメールやPCに残ります。担当者が休むと、ほかの人は「届いているのか」「どこに保存したのか」が分かりません。
送ったあとは、手を打てない
送り先を間違えても取り消せず、誰がダウンロードしたかも分かりません。送った時点の設定が、そのまますべてになってしまいます。
代わりの方法を選ぶときの比べ方
PPAPの代わりには、メール添付のまま暗号化だけ変える、ファイル転送サービスを使う、クラウドの共有リンクを使う、といった方法があります。どれが合うかは、次の4つの観点で比べると判断しやすくなります。
- 受け取りにも使えるか：送るだけでなく、取引先から送ってもらうときも同じやり方にできるか
- 送ったあとに止められるか：期限の前でも、URLを無効にできるか
- 記録が残るか：誰に何を渡し、いつダウンロードされ、いつ何が届いたかを、あとから確かめられるか
- ファイルが残るか：やり取りしたファイルが、担当者の受信箱ではなく、会社として管理できる場所に残るか
今回の現場では、すでに送る側は変えていたため、特に「受け取りにも使えるか」と「ファイルが残るか」が決め手になりました。
解決の流れ：送る・受け取る・残すを、ひとつの仕組みで
necfru drive では、送るのも受け取るのもURLにそろえ、やり取りしたファイルと記録を同じ保管庫に残します。流れは5つです。
- URLで送る（自社の担当者）：送りたいファイルを選んで、共有用のURLを発行します。
- URLで受け取る（取引先）：受け取り用のURLを相手に送ります。相手はURLを開き、ブラウザからファイルを選んで送るだけです。相手側にアカウントは要りません。
- 保管庫に入る（自動）：受け取ったファイルは、あらかじめ決めたフォルダに入ります。届いたことは通知で分かるので、担当者の受信箱を探す必要がありません。
- 記録が残る（自動）：誰に何を渡したか、いつダウンロードされたか、いつ何が届いたかが記録に残ります。記録は画面で確かめられ、CSVで出力することもできます。
- あとから止める（自社の担当者）：送り先を間違えたURLや、もう渡す必要がなくなったURLは、期限の前でも無効にできます。
共有URLに付けられる設定
- 有効期限（いつまで開けるか）
- ダウンロードの回数
- 宛先の指定と、メールでの本人確認（届いた認証コードを入れないと開けない）
- パスワード（自動で相手に送る設定もできます）
- プレビューのみ（ダウンロードさせず、画面で見せるだけにする）
- 社内の上長の承認を経てから送る
ファイルを添付しないので、メールの添付の上限を気にせず、大きな図面や動画も同じ方法で渡せます。
ある1日の使い方
たとえば、営業担当者の1日はこう変わります。
午前：取引先A社に見積書を送る
共有URLを発行し、有効期限を1週間、ダウンロードは3回まで、メールでの本人確認ありに設定。URLをメールで送ります。パスワードを別のメールで送る手間はありません。
昼：取引先B社から注文書が届く
B社には以前に受け取り用のURLを渡してあります。B社の担当者がブラウザから注文書を送ると、「受信／B社」のフォルダに入り、通知が届きます。営業担当者が外出中でも、事務の担当者がフォルダを見て処理を進められます。
午後：協力会社に図面を見せる
図面は持ち出してほしくないので「プレビューのみ」でURLを発行します。相手は画面で確認でき、ダウンロードはできません。
夕方：宛先の間違いに気づく
午前に送ったURLの宛先を、別の会社の担当者と取り違えていたことに気づきました。履歴を見ると、まだダウンロードはされていません。すぐにURLを無効にし、正しい宛先に発行し直します。
やり取りしたファイルと記録は、すべて同じ保管庫に残ります。あとから「このとき何を渡したか」を確かめるときも、メールを探し回る必要がありません。
こう変わる：ZIPとパスワードの代わりに、URLと記録
- 送る：ZIP＋パスワード別送で2通のメールが要る → 期限・回数・本人確認を付けたURL。パスワードは自動送信も可能
- 受け取る：ZIPやメール添付で届き、担当者の受信箱に残る → 受け取り用のURLから、決めたフォルダに入る。届いたら通知
- 送ったあと：取り消せない、誰がダウンロードしたか分からない → 期限の前でも止められ、ダウンロードや受け取りの記録が残る
導入するときの進め方
ツールを入れるだけでは、やり方はそろいません。次の順番で進めると定着しやすくなります。
- 社内で、送り方と受け取り方を決める：「社外に送るときは共有URL」「取引先から受け取るときは受け取り用URL」「期限や回数の標準の設定」などを決めます。
- 社内に知らせる：決めたやり方を、送る人・受け取る人の両方に伝えます。受け取ったファイルを入れるフォルダの場所もあわせて知らせます。
- 取引先に案内する：よくやり取りする取引先から順に、「今後はURLでお送りします」「お送りいただくときは、こちらのURLからお願いします」と案内します。相手にアカウントの登録をお願いする必要はありません。
- 運用しながら直す：期限が短すぎる、フォルダの分け方が合わないなど、使いながら設定を見直します。
すべての取引先を一度に切り替える必要はありません。やり取りの多い相手から始めるのが現実的です。
運用で効いてくること
導入してしばらくたつと、次のような手間が減っていきます。
- パスワードを別のメールで送る、届いたZIPのパスワードを探す、という往復がなくなる
- 「あのファイル届いてる？」と担当者に聞かなくても、フォルダと通知で分かる
- 取引先から情報の取り扱いについて確認されたとき、誰に何を渡したかを記録で示せる
- 担当者が異動・退職しても、やり取りしたファイルが会社の保管庫に残る
導入の前に知っておいていただきたいこと
- 宛先の間違いは、URLを止めて対処します：メールそのものの誤送信を防ぐ仕組みではありません。間違えたときに、相手が開く前にURLを止められることが備えになります。あわせて、メールでの本人確認や上長の承認を使うと、間違った相手が開くことを防ぎやすくなります。
- ウイルスやマルウェアの検査は、標準には含まれません：受け取ったファイルの検査は、これまでどおり社内の対策で行ってください。必要な場合は個別にご相談いただけます。
- 社内だけの小さなファイルなら、今の仕組みで足りることもあります：社外とのやり取りが多い、大きなファイルを扱う、記録を残したい、という場面ほど効果が出ます。
こんな会社に向いています
- パスワード付きZIPを、送るときも受け取るときも使っている
- 自社はやめたが、取引先からはまだZIPで届く
- 図面・写真・動画など、メールで送れない大きなファイルを転送サービスで送っている
- 送ったあとの管理ができておらず、誰がダウンロードしたか分からない
見積書・注文書・図面・契約書など、取引先とファイルをやり取りする場面なら、同じ仕組みで使えます。
よくあるご質問
取引先にアカウントを作ってもらう必要はありますか？
必要ありません。送る場合も受け取る場合も、相手はURLを開いてブラウザで操作するだけです。
ファイル共有のために、別のプランや契約が必要ですか？
必要ありません。共有の機能は necfru drive に含まれています。
送ったファイルや受け取ったファイルは、どこに残りますか？
necfru drive の保管庫に残ります。フォルダごとに見られる人を決めて管理できます。削除したファイルは、90日間はゴミ箱から戻せます。
相手がダウンロードしたかどうかは分かりますか？
分かります。ダウンロードの記録が残り、ダウンロードされたときに通知を受け取ることもできます。
安心して使うための仕組み
- データは国内（AWS 東京リージョン）に保管します。お客様の要件に合わせて、データを論理的に分けた環境、またはお客様専用の AWS アカウントで提供します。
- ログインには、ワンタイムパスワードや接続元のIPアドレスの制限を使えます。
- ユーザーやグループ、フォルダごとに見られる範囲を決められます。ログイン・ダウンロード・社外への共有などの操作は記録に残り、CSV で出力できます。
- 通信は暗号化されています。お客様のデータが AI の学習に使われることはありません。運用と保守はネクフルが行います。
まとめ
PPAPをやめるときに大切なのは、送る側だけでなく、受け取りと保管までそろえることです。比べるときは「受け取りにも使えるか」「送ったあとに止められるか」「記録が残るか」「ファイルが残るか」の4つを見てください。necfru drive なら、送る・受け取る・残すをURLと記録でひとつにまとめられます。
