電子帳票システム導入で解決できる現場の悩み
電子帳票システムは、請求書や契約書、報告書などを電子化し管理ができるシステムです。文書保管や印刷のコストの削減だけでなく、企業の生産性向上に一役買っています。具体的な活用の事例をケース別に見てみましょう。
- 建設業×管理職 の導入事例・・・報告書作成の手間を削減
- 小売業×受注管理の導入事例・・・文書をスキャンしファイリングの手間を削減
- 金融業×稟議書 の導入事例・・・ワークフロー申請が迅速に
- 中小企業×人手不足の導入事例・・・保管の手間を削減しセキュリティも向上
建設業×管理職 ▶報告書作成の手間を削減
建設業の現場監督や営業職など、昼間は事務所以外の現場で業務を行っているというワークスタイルの方に多いのが「事務所に戻ってからの報告書作成が面倒」という悩みです。
ある建設業の担当者は、現場で手書きで作成した帳票や写真を提出用の書式にまとめる必要がありました。現場作業終了後の業務となることから、残業を増やす元となっていました。
そこで課題を解決するために、スマホやタブレットなどの携帯端末を使って、現場で直接帳票にデータを入力し転送できる電子帳票システムを導入しました。
現場作業終了後、事務所に戻って報告業務を行う必要がないため、従業員の負担を軽減すると同時に残業代も削減されます。また、報告書提出が遅れるといったトラブルもなくなりました。
小売業×受注管理▶文書をスキャンしファイリングの手間を削減
顧客から毎日受け取る注文書や請求書の保管に頭を悩ませている企業は多いようです。
日に数百枚の注文書をFAXで受信する中小企業のケースを考えてみます。社内の問い合わせに備えて注文書はいつでも閲覧できる状態にしておく必要があるため、毎日時間をかけて顧客ごとのファイルに分けて綴じてきました。こうした作業は時間がかかるうえ、当月分以外のファイルは倉庫に保管し、問合せを受けるたびに担当者が倉庫に赴く必要がありました。
そこで、電子帳票システムを導入し、管理の手間を減らすことにしました。導入後は、システムとFAXを連携し顧客IDとFax番号を紐づけて登録したことで、自動で注文データを顧客ごとのフォルダに保管できるようになりました。
これにより、問合せを受けた際にも、デスクでPCを操作するだけで当該の注文書のデータを参照することができ、クイックレスポンスが可能となったのです。
金融業×稟議書 ▶ワークフロー申請が迅速に
融資を行う金融機関のケースです。この機関では、融資稟議書の作成や申請を効率化して、スピード感ある融資に取り組みたいと考えてきました。そこで、決算書など顧客の融資関連情報の電子化に取り組みました。社内稟議書と合わせて電子化を行うことで、稟議から決裁への手続きをスピードアップすることが可能になりました。
社内で情報共有できるほか、検索効率が向上し決裁判断が早くなったのです。また、稟議書の作成に際して、過去の稟議書を閲覧したいという社内の要望にも応えるシステムになりました。
中小企業×人手不足▶保管の手間を削減しセキュリティも向上
企業には毎日発行される帳票を、適宜仕分けし、ファイリングして倉庫に運搬、正しく保管することが求められています。重要書類を紛失してしまうといった失態は、企業にとって大きなイメージダウンにつながります。
人手不足で事務スタッフの確保に苦労してきた企業のケースです。この企業では、数週間分の帳票が未整理のままオフィスの隅の段ボールに詰め込まれていました。経営者やスタッフは、日々の業務に追われて帳票の整理にまで手がまわらなかったのです。
詰め込まれた書類のなかには重要な機密書類も含まれており、来客も多いオフィスでのセキュリティの問題は誰もが気になっていました。
この企業が選んだ電子帳票システムには、認証機能が備わっていて、ユーザーごとにアクセス権限を設定することができます。アクセスログも管理できるので、「誰が」「いつ」「どの」帳票に「どんな」操作を行ったかをひと目で確認することができるようになりました。
事務作業の効率化は電子帳票システム導入から
電子帳票システムが、帳票に関するさまざまな課題を解決した事例を紹介しました。
帳票を電子化することで、業務の効率化が可能になり本来やるべき仕事に集中できるようになるメリットがあります。帳票管理にお悩みのある方は、システムの導入を検討してみてください。
