データ軽量化ツール導入前に見られる課題
企業が頭を痛めることのひとつに、増え続けるデータの保管問題があります。これを最適化して軽量化するメリットは多く、単にサーバ容量に余裕がでるだけでなく、情報管理の観点からも優れていると言えます。逆にツールを導入していない企業では、さまざまな課題を抱えることになります。ここでは、それらの課題を具体的にあげながら、データ軽量化ツールが、どのように解決していくのかを紹介します。
以下、データ軽量化ツールを導入していない企業が抱える課題です。
- 慢性的にサーバ容量が足りない
- 必要のないファイルを削除できない
- 今は使っていないファイルも、いつか必要になる可能性もあり、削除できない
- サーバダウンの際の復旧に時間がかかる
- ■課題1 慢性的にサーバ容量が足りない
- 業務のすべてにパソコンがなくてはならない今、ファイルはどんどん増える一方で、慢性的なサーバ容量の不足に担当者が頭を痛めている企業が多くあります。またやみくもにサーバを増加することで管理業務やメンテナンスコストもかかるようになり、多くの無駄が発生します。
- ■課題2 必要のないファイルを削除できない
- ファイルの管理を個人に任せている環境では、作成者以外の人がファイルを勝手に削除することが許されません。そうした雰囲気の中では、退社した人や異動した人の作成したデータもずっとサーバ内に放置されているケースもあります。
- ■課題3 使っていないファイルをいつか必要になる可能性があり、削除できない
- 今は使っていない資料でも、それが重要書類であればいつか参照したいときがくる可能性もあり、安易に削除することはできません。ただそういったファイルは増え続けるため、サーバ容量はますます必要になってしまいます。
- ■課題4 サーバダウンの際の復旧に時間がかかる
- いつ起こるかわからないサーバダウン時に、序列なく保存されたファイルをすべて復旧させようとすると相当な時間がかかり、緊急を要する仕事にまで影響がでる可能性があります。
これらの課題は、データ軽量化・データ最適化がなされていれば回避できることばかりです。では具体的に、どういった機能が、課題を解決していくのかを見ていきましょう。
データ軽量化・最適化システムの導入メリット
導入メリット1. ファイルを整理し、重複データを削除できる
サーバ内にある全ファイルを整理することで、重複データを削除します。同じファイルを複数の人がそれぞれに保存しているのは典型的なパターンで、他にもファイルのバックアップのつもりで一人が複数回保存し、そのままになっているものもあります。
これらの重複ファイルの削除は業務に支障はありません。これによりサーバの空き容量を増やすことができ、コストをかけてサーバ増設する必要がなくなります。
導入メリット2. ルールに沿って不要なファイルを洗い出し削除できる
サーバにあるすべてのファイルを、「更新日」や「アクセス日」、「作成日」といった条件を付けて分類し、長期に渡って参照されていないものを一覧化し、対策を打ちます。
必要に応じて作成者に確認依頼をしたり、ポリシーに沿ってシステム担当者が削除することで、明らかに不要なファイルは削除されてサーバ内のデータが軽量化されます。また情報の可視化により統制がとりやすくなり、情報漏えいなどのリスク回避にもつながります。
導入メリット3. 保存しておきたいデータはサーバに負担をかけず保存できる
今は参照されていないが、いつか参照される可能性が払拭できないファイルに関しては、バックアップ対象から外したり、メインのサーバとは別のアーカイブストレージを用意して、そこの一括保存することで、日常的に使用するサーバの空き容量を増やすことができます。
古い重要データが必要になった時も、保存場所が明確で、しっかり整理されているため見つけ出すことも容易で、時間のムダを省けるようになります。
導入メリット4. トラブル発生時のサーバ復旧を順序立てて行える
サーバダウンの復旧の際に、長期に渡って参照されていないような重要度の低いファイルが入っているサーバを後回しにし、重要度が高いサーバから確認を進めることで、業務への影響を最少に抑えることができます。
このようにデータ軽量化・データ最適化は、リスクを回避することにもつながります。またツールを導入すれば大きな労力を要さずにデータの最適化が実現できる魅力もあります。サーバの増設を考えるのであれば、まずはデータ軽量化・データ最適化に着手することをお勧めします。
