ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- クラウド型の社内ポータル：desknet's NEO、Alpinist、Garoon、SmartHR、TUNAG
- オンプレミス型の社内ポータル：desknet's NEO、Garoon
- ■既存システムとの連携別
- Microsoft 365との連携：Coo KaiSharePointポータルサイト構築
- ID管理やシングルサインオンとの連携：Alpinist
- SlackやMicrosoft Teamsへの通知連携：SmartHR
乗り換え前に見直す社内ポータルのコンテンツ
社内ポータルには、過去のお知らせや規程、添付ファイルが長年積み上がっています。すべてを新しい環境へ移すと、探しにくさまで引き継ぐことになるため、移行前に整理しましょう。
お知らせや記事の棚卸しと移行範囲の決定
掲載されている記事を、閲覧数や更新日、担当部署ごとに一覧にします。直近まで参照されているものだけを移行し、古い記事は保管用に出力する方法があります。
閲覧状況を調べられない場合は、各部署の管理者に必要な記事を選んでもらう進め方も有効です。移行の対象を減らせば、設定や確認の作業も短くなります。残す記事には担当部署と更新期限を付けると、移行後の更新漏れも防げます。
添付ファイルと文書の保管場所の整理
規程集や申請書の様式などの文書は、社内ポータルに直接保管しているか、ファイルサーバーやクラウドストレージにリンクしているかで、移行の方法が変わります。保管場所が複数に散らばっている場合は、この機会に一本化を検討するとよいでしょう。
ファイルの最新版がどれかを確認する作業も必要です。同名の古い版が残っていると、移行後に誤って掲載する原因です。
リンク切れと外部公開ページの確認
記事の中のリンクは、移行後に切れる場合があります。リンク先が社内ポータルの旧アドレスを指していると、新環境では開けません。リンクの一括置換が可能かどうかは、新しい社内ポータルの仕様によって異なります。
取引先に共有しているページがある場合は、公開範囲と宛先の変更を事前に連絡する必要があります。社外からのアクセス方法が変わるときは、手順書も更新しておきましょう。
組織情報とアクセス権限の引き継ぎ
社内ポータルは、部署や役職によって見られる情報が異なります。人事異動のたびに更新している組織情報とアクセス権を、新しい環境でも同じ運用を保てるかが、乗り換えの大きな論点です。
組織図とユーザー情報の取り込み方法
従業員の氏名や所属、役職は、CSVで一括登録する方法と、人事システムやIDの管理基盤から自動で連携する方法があります。手作業の登録が残る場合は、異動の多い時期の負担が大きくなります。
現在の運用で更新を担う人とその頻度を確認し、新しい社内ポータルで同じ担当者が運用できるかを見極めましょう。派遣社員や出向者など、通常と異なる扱いの従業員が登録できるかも確認が必要です。
閲覧と編集の権限設計の見直し
旧環境の権限は、個人単位で設定が積み重なり、実態とずれている場合があります。乗り換えを機に、部署や役職のグループ単位で整理し直すと、管理しやすくなります。
特に、役員向けの情報や人事関連のページは、閲覧できる範囲を厳密に確認します。移行後の初日に、権限の誤りがないかを管理者が点検する手順も入れておきましょう。
シングルサインオンと認証方式の整合
ログインにシングルサインオンを使っている場合は、新しい社内ポータルが同じ認証方式に対応しているかを確認します。対応方式が異なると、情報システム部門が行う設定作業も追加で発生します。
スマートフォンから利用する従業員が多い場合は、モバイルでの認証の流れも、事前に試しておくと安心です。工場や店舗など、共用端末を使う拠点がある場合は、ログインの方法も別に検討します。
他システムとの連携とリンクの付け替え
社内ポータルは、勤怠管理やワークフロー、グループウェアなど、他のシステムへの入口として使われています。入口が変わると、従業員の日常業務に影響が出やすい部分です。
業務システムへの入口リンクの再設定
経費精算や勤怠、申請などのシステムへのリンクは、従業員が毎日使う導線です。リンク先の一覧を作り、新環境のトップページやメニューにどう配置するかを決めます。一覧には、リンク先の担当部署も書いておくと、リンク先が変わったときの連絡が早くなります。
リンクを並べるだけでなく、利用頻度の高い順や業務の流れに沿って配置すると、切り替え後の問い合わせが減ります。
グループウェアやチャットとの連携の見直し
お知らせの通知を、チャットツールやメールに連携している場合は、新環境で同じ通知が届くかを確認します。通知の宛先や頻度が変わると、重要な連絡を見落とす可能性があります。
カレンダーや勤怠の情報をトップページに表示していた場合は、表示用の部品が新環境で用意されているかも確かめます。用意されていない場合は、別画面へのリンクで代替できるかを検討します。
検索機能と新着情報の表示ルールの確認
従業員が社内ポータルで最も使う機能の一つが検索です。旧環境で登録していたタグやカテゴリーが、新環境で同じように使えるかを確認します。検索の対象が記事だけか、添付ファイルの中身まで含むかも、製品によって異なります。
トップページの新着情報の並びや、重要なお知らせの固定表示といったルールも、移行時に設定し直す項目です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内ポータルの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
従業員が迷わない社内ポータルの切り替え周知
社内ポータルは全社員が使うため、切り替えの混乱は業務全体に及びます。移行の日程と手順を早めに知らせ、問い合わせを減らす工夫が欠かせません。
切り替え日と旧環境の扱いの告知
切り替えの日付、新しいアドレス、旧環境をいつまで見られるかを、複数の手段で知らせます。メールだけでなく、旧ポータルのトップにも案内を出すと、見落としを防げます。
旧環境を一定期間は閲覧専用で残す運用にすると、移し忘れたデータを後から確認できます。ただし、旧環境の利用料が継続して発生する点には注意が必要です。
操作説明と問い合わせ窓口の準備
新しい画面の操作方法を、短い動画や1枚の手順書にまとめておくと、問い合わせが分散しにくくなります。画面に慣れていない従業員向けには、部署ごとの説明会を開く方法もあります。切り替え直後の数日は、よくある質問を集めて、掲示に反映します。
問い合わせ先は情報システム部門だけに集中させず、各部署の窓口担当者にも役割を割り振ると、対応が滞りにくくなります。
利用状況の確認と改善の進め方
切り替えから数週間後に、アクセス数や検索されたキーワード、問い合わせの内容を振り返ります。使われていないページや、探しても見つからない情報が分かれば、メニューの構成を見直すための材料です。
従業員へのアンケートで、旧環境より不便になった点を拾う方法もあります。早めに改善すると、定着が進みやすくなります。
乗り換え後の運用ルールと旧環境の停止
新しい環境へ移した後は、投稿のルールや管理者の体制を見直す好機です。旧環境の停止まで計画しておくと、費用の二重払いも避けられます。
投稿ルールと管理者の引き継ぎ
誰がどの欄に投稿できるか、承認が必要かといったルールは、乗り換えで曖昧になりがちです。文書に残し、各部署の管理者へ共有しておきましょう。
管理者が特定の担当者1人に偏っていると、異動や退職で運用が止まる可能性があります。複数人で担当し、手順を引き継げる状態にしておきます。管理画面の操作手順は、画面の写真つきで残しておくと、新任の担当者も作業しやすくなります。
旧環境の停止時期とデータ保管
旧環境の契約終了日と、データを取り出せる期限を確認し、停止の時期を決めます。保管が必要な記事や文書は、出力して社内の別の場所に残します。
停止前に、閲覧のアクセス数を見て、旧環境がまだ使われていないかを確認すると、混乱を避けられます。
契約更新と費用の見直し
新しい社内ポータルの契約では、利用者数に応じた課金か、サーバーの規模に応じた費用かなど、料金の仕組みが旧環境と異なる場合があります。従業員数の増減にあわせて見直せるかも確認しておきましょう。
更新時期の前に、利用実態を見直す機会を設けておくと、必要以上の契約を避けやすくなります。
乗り換え先を探せる社内ポータル一覧
移行する資産や連携先の違いに着目して、乗り換え先の候補をまとめました。各製品の特徴を比べる際の目安にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| desknet's NEO | 複数のポータルを作成し、新着情報や社内システムへのリンクを集約 |
| Alpinist | オープンCMSベースの社内ポータル。ADやSSOなど既存システムと連携 |
| Garoon | 10名から数万人規模まで使える中堅・大規模向けグループウェア |
| Coo KaiSharePointポータルサイト構築 | Microsoft 365のSharePointとCoo Kaiで社内ポータルを構築 |
| SmartHR | 従業員ポータルでお知らせと個別依頼を配信。Slack・Teams通知に対応 |
| TUNAG | 情報共有と社内交流を促す。カテゴリ分けと権限設定でポータルを構築 |
| WMZ | 豊富なテンプレートで作成でき、プッシュ通知と既読確認に対応 |
ページ資産の移行先に検討したい社内ポータル
アクセス権の設定や既存システムとの連携方法が異なる製品を紹介します。移す資産と移さない資産を整理したうえで確認しましょう。
desknet's NEO
- 複数のポータルをクリック操作で作成し、情報集約・共有が可能
- 社内報や総務ポータルなどの社内向け情報サイトを簡単に作成
- 累計540万ユーザー以上の導入実績。
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、スケジュールやワークフローなどを備えたグループウェアで、社内ポータルとしても使えます。複数のポータル画面をクリック操作で作成でき、新着情報やコンテンツ、社内システムへのリンクを1か所に集約できます。詳細なアクセス権管理や管理権限の委譲に対応しており、提供形態はクラウドとオンプレミスなどから選べます。
Alpinist
- 全社員が「迷わず、止まらず」働けるデジタルハブ環境を構築
- 硬直した製品から自社独自の業務プロセスにツールを合わせる
- 基本ライセンス無料 年間サポート契約で利用可能
グルーン・ソリューションズ株式会社が提供する「Alpinist」は、オープンCMS（Joomla!）をベースにした社内ポータル製品です。掲示板やファイル管理、ワークフローなどをまとめ、Active Directoryとの連携によるユーザー認証や、部門・職責に応じたアクセス制御に対応します。シングルサインオン（SAML2.0）も案内されており、既存の認証基盤を使い続ける乗り換えで検討しやすい製品です。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、スケジュールや掲示板、ファイル管理、ワークフローなどを備えた中堅・大規模組織向けのグループウェアです。10名から数万人規模まで対応し、クラウド版とパッケージ版が用意されています。パッケージ版は2027年10月より順次ライセンスの販売を終了すると案内されているため、提供形態の選択は提供会社に確認しましょう。管理画面が分かりやすく、複雑なアクセス権も直感的に設定でき、管理権限の移譲にも対応します。
Coo KaiSharePointポータルサイト構築
- Microsoft 365 利活⽤の最⼤化が可能
- 「Coo Kai」との組み合わせで社内ポータルのUXを最大化
- GUIで構築。誰でも簡単操作が可能。
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo KaiSharePointポータルサイト構築」は、社内ポータルを構築するサービスです。Microsoft 365のSharePointと、利活用アドオンアプリケーションのCoo Kaiを組み合わせて構築します。Microsoft 365を使い続けながらポータルを作り直したい場合の選択肢です。GUIで構築でき、専門知識がなくても操作しやすい点も特徴とされています。
SmartHR
- スマホアプリから、いつでも・どこでもアクセス可能に
- アルバイトを含むすべての従業員にタイムリーな情報が伝わる
- すべての従業員との直接やりとりで、管理部門の業務を効率化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員ポータルで全社向けのお知らせや書類の不備への個別依頼を届け、従業員と人事・労務担当者のやり取りを円滑にする製品です。スマホアプリへのプッシュ通知に加え、SlackやMicrosoft Teamsへの通知連携にも対応しています。お知らせの既読管理やアンケート、掲示板機能で、情報の浸透度も確認できます。
TUNAG
- 社内から「知らない」を無くす！情報共有と社内交流を促進
- PCでもスマホでも利用でき、全従業員が使いやすいUI/UX
- 柔軟な権限設定機能で一人ひとりに最適な情報共有の仕組みを実現
株式会社スタメンが提供する「TUNAG」は、情報共有と社内交流を促進するエンゲージメント経営プラットフォームです。PCとスマホの両方から使え、カテゴリ分けや権限設定で、自社にあったポータルを構築できます。申請・承認をオンラインで完結できるワークフロー機能も備えており、部署や雇用形態に関係なく、情報を届けたい場合の選択肢です。
WMZ （glassy株式会社）
- 豊富なテンプレートと直感的な操作で簡単に作成可能。
- プッシュ通知・既読確認で確実な情報伝達
- アクセス解析で社員の興味関心を把握
まとめ
社内ポータルの乗り換えでは、コンテンツの棚卸し、組織情報とアクセス権の引き継ぎ、他システムへのリンクの付け替えが主な作業です。従業員への周知と旧環境の停止時期もあわせて計画すると、切り替えの混乱を抑えられます。移行の負担は製品によって異なるため、資料請求して比較検討してください。
