AI OCRとは
AI OCR（エーアイ・オーシーアール）は、OCR（光学文字認識）技術とAI（人工知能）の融合により誕生した革新的なシステムです。スキャンした紙文書や画像から、印刷文字だけでなく手書き文字までを読み取り、構造化データとして出力できます。AI OCRは、機械学習やディープラーニングにより文字の形状やパターンを学習することで、読み取り精度を継続的に改善します
AI OCRとOCRの違い
AI OCRは、ノイズのあるFAX文書やレイアウトが崩れた申込書、非定型の帳票類など、従来のOCRでは対応が難しかった文書も処理でき、データ入力業務の効率化に貢献します。従来のOCRと比較して以下のような点で優れています。
| 項目 | 従来OCR | AI OCR |
|---|---|---|
| 認識精度 | フォントや印刷状態に依存しやすく、誤認識が多い | 機械学習により文字パターンを補正し、高精度な読み取りが可能 |
| 手書き文字への対応 | 基本的に非対応 | 手書きの伝票・申込書なども高精度で認識可能 |
| 文書の種類 | 定型フォーマットが中心 | 非定型帳票やレイアウト崩れにも柔軟に対応 |
| 処理の柔軟性 | 決められたルールベースで処理 | AIが自動で学習・適応し、運用に合わせて進化 |
AI OCRの機能
AI OCRの機能により、従来の手作業に依存していた多くのプロセスが自動化され、業務の効率化が進んでいます。AI OCRの機能は多岐にわたりますが、そのなかでも特に重要なのが、高精度な文字認識と非定型フォーマットの読み取り能力です。以下で詳しく解説します。
文字の正確な読み取り
AI OCRは、手書き文字やチェックマークなどの認識精度が非常に高く、これにより従来の目視確認による時間のかかる手入力作業が削減されます。また、FAXや名刺の電子化、ペーパーレス化を実現し、歪んだ状態の文書でも正確に読み取ることが可能です。
非定型フォーマットの読み取り
AI OCRは、さまざまなフォーマットの帳票を読み取る能力をもち、特にBtoB取引においては多様なフォーマットの文書を自動的に処理できます。これにより、目視確認や手入力が必要だった作業が大幅に削減され、業務の効率化が図られます。
AI OCR導入のメリット
AI OCRの導入は、業務の自動化と効率化を促進し、時間とコストの節約に大きく貢献します。ここでは、AI OCRの具体的な導入メリットについて解説します。
自動化による業務効率化
AI OCR技術の進歩は、業務の自動化と効率化に大きく貢献しています。特に、手書き文字や印刷された文字の読み取り精度の向上により、これまで手作業で行っていた目視による確認や手入力作業を大幅に削減します。
さらに、機械学習によって、さまざまな書体やフォーマットに対応し、請求書や契約書などのビジネス文書のデータ入力において、データの入力ミスを減らしながら継続的な改善が可能です。これらの進歩により、企業は人的リソースを重要業務に振り向け、生産性向上が期待できます。
手入力や目視チェックのミス防止
AI OCRの導入により、手入力や目視チェックに起因するエラーを劇的に減少できます紙文書のデジタル化は、特にデータ入力の誤りや見落としを引き起こしやすい複雑な文書において有効です。
例えば、複数の項目が含まれる請求書の処理では、AI OCRを使用することで、データの正確性を保ちながら迅速に処理が可能になり、ヒューマンエラーを大幅に減らし、業務の信頼性を高められます。加えて、データの精度向上により、後続の業務や意思決定プロセスにもポジティブな影響を及ぼすことが期待されます。
ペーパーレス化によるデータの一元管理
AI OCRを活用すると、紙ベースの文書を効率的にデジタル化し、データの一元管理を容易に実現します。特に、検索性やアクセス性の向上は業務の効率化に寄与し、取引記録や契約書の瞬時検索は顧客サービス向上や意思決定の迅速化に繋がります。
また、ペーパーレス化はオフィス環境の改善やコスト削減にも寄与し、サステナブルなビジネス運営に貢献する重要な要素です。
AI OCRの活用例と効率化できる業務
AI OCRは、帳票入力や文字起こしなど手間のかかる業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させます。以下は、AI OCRが特に効果を発揮する活用シーンの一例です。
- ■請求書・領収書のデータ化
- 紙やPDFの請求書から金額・発行日・取引先情報を自動抽出し、会計システムへ連携可能。
- ■申込書・契約書の情報入力
- 手書きや印刷された申込書・契約書の内容を自動で読み取り、入力作業を大幅に削減。
- ■FAX注文書の読み取り
- 手書きで届くFAX注文書の品目・数量・金額を正確に読み取り、受注処理を自動化。
- ■アンケート結果の集計
- 紙で回収したアンケートの選択肢や自由記述欄を自動で読み取り、集計・分析の手間を軽減。
- ■帳票類の分類・仕分け
- 異なる書式の帳票でもAIがレイアウトを判別し、自動で文書種別を分類・整理。
- ■在庫伝票・出荷指示書の読み取り
- 倉庫や物流現場で使われる紙帳票をデジタル化し、在庫管理システムと連携。
AI OCRの選定ポイント
数多のAI OCRのなかから自社に最適なものを選ぶために重要なポイントを４つ紹介します。
- ■読み取れる文字の種類
- AI OCRの選定において重要なのは、自社で使用される文書の文字タイプに対応しているかどうかです。多様な書体や特殊文字、専門用語に対応する能力が文書処理の効率化を左右します。
- ■操作性
- AI OCRシステムのユーザーインターフェースは、直観的で使いやすいものが理想です。読み取り後のチェックや修正機能の柔軟性も、日々の業務効率に大きく影響します。
- ■他システムとの連携可否
- AI OCRをRPAやほかのシステムと組み合わせることで、文書のアップロードからデータ化後の情報を他システムへ自動入力するなど、業務の自動化が可能になります。
- ■セキュリティ面
- AI OCRシステムのセキュリティ対策は、企業データの安全性に直結します。第三者認証であるPマークやISMSなどのセキュリティ認証の取得状況は、選定の際の重要なポイントです。
以下の記事では、おすすめのAI OCRシステムを比較して紹介しています。自社にあう製品選びのポイントも詳しく解説しているので参考にしてください。
AI OCR導入で業務効率化を実現しよう
AI OCRの導入は、文字認識の精度を高め、非定型フォーマットの読み取りを可能にすることで、業務の自動化と効率化を実現します。
AI OCRにはさまざまな製品があるため、紹介した選定ポイントを参考に、製品を比較してみましょう。さらなる情報や資料をお求めの方は、以下より資料請求してみてください。
