中小企業が直面する入退室管理の課題
中小企業では、限られた人員と予算のなかで、不正侵入防止や入退室記録の管理など、物理的セキュリティの強化と業務効率化を図る必要があります。しかし、従来の手動管理や物理鍵の運用には限界があり、以下のような課題を抱えています。
- ■少人数でのセキュリティ管理
- 多くの中小企業では、入退室管理を含むセキュリティ業務を専任で担当する人員を配置できず、総務や管理職が兼任するケースが一般的です。そのため、手間をかけずに、不正侵入や情報漏えいリスクを最小限に抑える仕組みが必要です。
- ■限られた予算のなかでのコスト管理
- 入退室管理の重要性を認識しつつも、初期費用や月額コストが経営を圧迫することを懸念する中小企業が多く、低コストで導入・運用できるソリューションが必要です。
- ■管理業務の属人化と効率化の両立
- 鍵の管理や入退室の記録が属人化しやすく、不在時や担当者交代時に管理が不透明になることがあります。シンプルな操作で誰でも管理できる仕組みが求められます。
- ■法令遵守と労務管理の強化
- 労働時間の適切な管理や、個人情報保護法などの法令に対応するために、正確な入退室記録が必要です。紙やエクセルによる管理では手間がかかり、ミスが発生しやすい状況にあります。
- ■従業員の理解と運用のしやすさ
- ITに不慣れなスタッフが多い中小企業では、操作が複雑なシステムを導入すると運用が停滞するリスクがあります。わかりやすく、直感的に操作できる仕組みが求められます。
- ■拠点や複数店舗の一元管理の難しさ
- 中小企業では、複数の拠点や店舗を少人数で管理していることが多く、リアルタイムでの一元管理やリモート監視が求められます。しかし、拠点ごとに異なる管理方法が採用されており、統一が難しいのが課題です。
- ■非常時の対応計画の不足
- 災害や緊急時に、どの従業員が建物内にいるのかを正確に把握できる仕組みがなく、安全確保や迅速な避難誘導に不安を感じている企業が多く見られます。
これらの課題を解決するために、低コストで簡単に導入できる中小企業向け入退室管理システムの導入が進んでいます。
中小企業における入退室管理システムの導入メリット
入退室管理システムの導入により、中小企業のオフィス環境や業務効率に大きな効果をもたらします。主なメリットは以下のとおりです。
- ■労務管理の簡素化
- 従業員の入退室データが自動で記録され、タイムカードの打刻忘れや手作業のミスを防ぎます。
- ■セキュリティの向上
- ICカードやスマートフォン認証により、登録された従業員や許可された訪問者のみが入退室できる仕組みを構築できます。不審者の侵入を防ぎ、オフィスの安全性を確保します。
- ■人件費の削減
- 受付業務を自動化することで、専任の受付スタッフを配置する必要がなくなり、管理コストを削減できます。
- ■法令遵守の強化
- 入退室の記録を正確に管理することで、個人情報保護法や安全衛生規則に対応できます。記録がデジタル化されるため、監査時の対応もスムーズです。
- ■非常時の安全管理
- リアルタイムで従業員の在席状況を確認し、災害時の迅速な対応が可能になります。
このように、入退室管理システムはセキュリティと業務効率の両方を強化する有効な手段となります。より詳しいメリットについては、以下の記事をご覧ください。
中小企業向け入退室管理システムの主な特徴
中小企業向けの入退室管理システムは、導入や運用のしやすさに重点を置き、手軽に活用できる機能が揃っています。
ICカード・生体認証など多彩な認証方法
中小企業向けの入退室管理システムでは、ICカード、スマートフォンアプリ、暗証番号など、簡単に導入・運用できる認証方法を採用できます。特に、工事不要のスマートロックは、小規模オフィスや賃貸物件にも適しており、低コストかつ短期間での導入が可能です。従業員や来客の利便性を考慮し、用途に応じた認証方法の選択が重要です。
勤怠管理システムとの連携機能
入退室管理システムと勤怠管理システムを連携することで、手作業の負担を減らし、勤怠データの自動記録が可能になります。これにより、出退勤の打刻ミスや不正を防ぎ、労務管理の透明性が向上します。特にクラウド型のシステムは、リアルタイムでのデータ共有が可能で、複数拠点の一元管理にも役立ちます。
クラウド型とオンプレミス型の選択肢
中小企業では、初期費用を抑え、運用負担が少ないクラウド型が人気です。インターネット経由でどこからでも管理できるため、リモートワーク環境での迅速な対応や遠隔地からの監視が可能です。一方で、より高度なセキュリティ対策が求められる場合には、自社サーバに設置するオンプレミス型が適しています。カスタマイズの柔軟性も高まります。
中小企業向け入退室管理システムの選び方
中小企業が入退室管理システムを選ぶ際に、特に着目すべきポイントを解説します。
自社の規模や運用体制に適したシステムか
入退室管理システムを選ぶ際は、従業員数や拠点数、オフィスのセキュリティレベルに応じた適切なシステム選定が重要です。例えば、従業員が少ない小規模オフィスでは、工事不要で手軽に導入できるクラウド型システムや、ICカード・スマートフォン認証が適しています。
一方、セキュリティレベルが高く、アクセス管理を厳密に行いたい場合は、オンプレミス型や指紋・顔認証などの高度な認証方法が必要となるでしょう。将来的な事業規模の拡大も見据え、スモールスタートしながら拡張可能な柔軟なシステムを選択することが、長期的な運用のポイントとなります。
初期費用とランニングコストは適切か
システム導入を検討する際は、初期費用の低さだけでなく、長期的なランニングコストも含めた総合的なコスト管理が重要です。クラウド型システムは、初期投資を抑えられる一方で、月額料金が発生するため、長期的なコスト計算が必要です。反対に、オンプレミス型は初期費用が高いものの、ランニングコストを抑えつつ、自社での運用管理が可能です。
中小企業では、IT人材が限られているため、運用コストや保守費用を抑えられるサブスクリプションモデルが適していることが多いでしょう。メンテナンスやアップデートが含まれたプランを選ぶことで、トータルコストの最適化につながります。
サポート体制や導入後の運用しやすさ
中小企業においては、専任のIT担当者がいないケースも多く、システムの運用が複雑だと定着しづらくなります。そのため、導入後の運用が簡単で、直感的に操作できるユーザーフレンドリーなシステムを選びましょう。
システムのトラブル対応や設定変更をスムーズに行うためには、24時間対応のサポートを提供しているベンダーの選定も重要です。特にチャットや電話、メールなど複数のサポート窓口があると、問題発生時に迅速かつ柔軟に対応できるため、安心して運用を続けられます。
さらに、導入後のフォローアップ体制が整っているかどうかも、システムの運用定着に大きく影響します。システムの使い方に関する定期的なトレーニングや、アップデートのサポートが充実しているベンダーなら、長期的な運用の安定性が確保できます。
【中小企業向け】おすすめの入退室管理システム
中小企業に最適なコストパフォーマンスに優れた入退室管理システムを紹介します。
bitlock PRO（ビットロックプロ）
株式会社ビットキーが提供する「bitlock PRO（ビットロックプロ）」は、工事不要で既存のドアに後付けできるスマートロック型の入退室管理システムです。スマホやApple Watchを使って手軽に解錠・施錠ができ、オートロック機能も備えています。短期間での導入が可能なため、すぐにセキュリティを強化したい中小企業におすすめです。
参考価格：初期費用無料、月額5,000円～（税込み）
ALLIGATE（アリゲイト）
株式会社アートが提供する「ALLIGATE（アリゲイト）」は、クラウド型の入退室管理システムで、オフィスや小規模事業所に最適です。ICカードやスマートフォンでの認証により、セキュリティ強化と労務管理の効率化を実現。リアルタイムの入退室記録や勤怠管理システムとの連携も可能です。工事不要の後付け型デバイスで、初期コストを抑えられます。
参考価格：初期費用50,000円～/扉、月額12,000円～/扉
株式会社日立ビルシステムの入退室管理システム
株式会社日立ビルシステムが提供する「入退室管理システム」は、ICカードや指紋認証などの高度なセキュリティ機能を搭載し、従業員の出入りを厳密に管理したい中小企業に適しています。監視カメラとの連携により、セキュリティレベルをさらに向上できます。規模や用途に応じた柔軟な導入が可能です。
参考価格：月額21,000円～
まとめ
中小企業にとって、入退室管理システムの導入は、セキュリティの強化と業務効率の向上を同時に実現できる有効な手段です。導入を検討する際は、コストや機能、サポート体制を比較し、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。まずは、無料の資料請求を活用し、複数のシステムを比較・検討することからはじめましょう。
