プロジェクト管理における「見える化」とは
プロジェクト管理における「見える化」について解説します。
トラブルを回避するため進捗を記録・共有すること
プロジェクト管理の「見える化」とは、トラブル回避のために進捗状況をメンバー間で記録・共有することです。特に、数値やグラフ、文字などにより、視覚的にわかりやすい状態にすることを言います。
「見える化」する対象は主に以下の二つです。
- 業務のやり方
- プロジェクト内容・予算
- 現在の業務の状況
- 進捗状況・コスト
両方を把握することで、問題をいち早く見つけられます。そして、発見するのが早いほど問題解決にかかるコストが安く済みます。常に業務を把握して、早期発見することが大切です。
可視化との違いは「常に見える状態であるかどうか」
ビジネスにおける可視化と「見える化」は、常に見える状態であるかどうかが異なります。それぞれ、以下のように定義できます。
- 可視化
- 見たいときに見られる状態
- 見える化
- 常に見える状態
可視化には、従業員のやる気やフィードバックなどが含まれます。これらは、本来目に見えない要素を、必要に応じて言語や数値で表現したものです。一方、「見える化」は必要性に関係なく常に見える状態にすることです。オフィス内の掲示板などがこれに該当します。
プロジェクト管理において「見える化」する効果
プロジェクト管理における「見える化」の効果を３つ解説します。
業務の標準化を図れる
「見える化」により、業務の標準化を図れます。標準化とは、属人性を排除することです。つまり、特定の人物に依存せず、誰でもこなせるようにすることです。
業務の内容が不透明であると、その業務に精通した人物しかそれをこなせません。しかし、「見える化」により業務内容を明らかにできれば、そのほかの人物でも対応できるようになります。
その結果、以下のメリットが得られます。
- ■代行が可能になる
- ■引継ぎが簡単になる
- ■負担の偏りが解消される
このように、業務の標準化はプロジェクト全体の効率化に有効です。
業務の課題が改善できる
「見える化」により、業務の課題を改善できます。
「見える化」をしていなければ、業務内容は担当者しか把握できません。そのため、もし担当者が何らかの間違いをしていた場合、ほかに気づける人物がいません。「見える化」により誰もが業務内容を把握できる環境があれば、誰かが問題に気づき、失敗を防止できるでしょう。
業務効率が良くなる
「見える化」は、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除し、業務効率を改善するうえでも有効です。
業務全体を俯瞰することで、メンバーの負担量を把握できます。一部のメンバーに過剰な負担がかかっている状態（ムリ）は業務効率の低下を招くので、早めに改善しましょう。また、必要のない業務（ムダ）は積極的に排除しましょう。
さらに、「見える化」により業務の質のばらつき（ムラ）も改善できます。マニュアルや仕様書を見直し、質を確保することで全体の効率を高めましょう。
そのほか、メンバー個人が全体を把握することによる業務の効率化も見込めます。自分の担当がどのような役割を担うのかが分かり、ほかの業務との関係を考えながら作業できるためです。
プロジェクト管理において「見える化」するポイント
プロジェクト管理の「見える化」において気を付けるべきポイントを３つ紹介します。
各業務担当者から現状を聞く
業務内容を明らかにするために、各業務担当者から現状をヒアリングしましょう。その際に、以下の２点に注意しましょう。
- ■抜け・漏れの内容を聞く
- ■フローチャートなどに分かりやすくまとめる
しっかりと担当者とコミュニケーションをとり、聞きだした業務内容に抜け・漏れが無いようにしましょう。フローチャートなどを活用すれば、不足なく情報を聞き出せるうえ、後で確認しやすくなるでしょう。
「見える化」する情報を明確にする
何を「見える化」するのかを明確にしましょう。
「見える化」する目的は、情報を共有することそのものではありません。それによってメンバーがプロジェクトを的確に把握し、業務の効率化や問題解決に役立てることが目的です。そのため、必要な情報に絞って共有しましょう。
その際には、トラブルの定義を行うことで、共有すべき情報が浮き彫りになります。ほかのメンバーがトラブルを起こしていないか監視するため、またそのトラブルを解決するために必要な情報を共有しましょう。
ツールを活用して共有する
情報共有にはプロジェクト管理ツールを活用しましょう。共有する情報を選定しても、それが本当に共有されていなければ「見える化」とは言えません。
単にスケジュールやタスクを記録するだけであればExcelでも実現できますが、共有に難があります。複数人での利用に向いていない、誰が更新したのか分かりづらいといった欠点があるためです。
一方、専用ツールはプロジェクト管理やそれに伴う情報共有を目的としているため、それらを円滑化する機能が豊富に備わっています。よりスムーズなプロジェクト進行を実現できるでしょう。
プロジェクトを見える化し、プロジェクトを成功へと導こう！
プロジェクト管理における「見える化」とは、常にメンバーが状況を把握できる環境を構築することです。これにより、業務に以下のような効果が現れます。
- ■標準化
- ■課題改善
- ■効率向上
プロジェクト管理を実施する際には、以下のポイントを意識しましょう。
- ■担当者への詳細なヒアリング
- ■共有情報の選定
- ■ツールの活用
ぜひ、プロジェクトを「見える化」し、成功へと導いてください。
