ライセンス管理とは
ライセンス管理とは、購入したソフトウェアを使用許諾契約書通りに利用するよう管理することです。
使用許諾契約書とは、複製や不正利用が容易といわれるソフトウェアについて、メーカーが著作権を守るためにユーザーとの間で交わすものです。パッケージに同梱されていたり、ソフトウェアのインストール前に画面表示されることが多いです。
使用許諾契約書で定められる項目の中でも「監査権」は購入者側への強制力があります。監査権によって違反が発覚した場合は、通常の利用料金にくわえ、多額の違約金を支払わなければなりません。このようなリスクを回避し、売買契約に基づいて利用するためにライセンス管理が必要です。
また、ライセンス管理の目的はもう１つあります。それは、ライセンスコストの削減です。正確なライセンス管理ができれば、余剰ライセンスを発見し、新たなライセンス購入費を抑えられるでしょう。
ライセンス管理における課題
ライセンス管理には、いくつかの課題があります。ここでは、ライセンス管理における代表的な課題を紹介します。
ソフトウェアの数が多い
１人がPCやスマートフォン、タブレットなど複数の機器を持ち、それに同じソフトウェアをインストールして利用することが多くなりました。
最近は部署ごとにソフトウェアも購入するケースも増えています。これらのデバイスは、人事異動や組織改革で人とともに動くことが多く、ソフトウェアの数も少なくないため、ライセンス管理の業務が極めて煩雑になっています。
ライセンス形態が複雑
ソフトウェアは、契約形態や提供形態などが複雑です。
ダウングレード権・セカンドライセンス・プリインストール、買い切り・年間利用のサブスクリプション形式などは、商品ごとに異なります。同じメーカーのものであっても、購入方法が異なればまったく別のプランになることもあるようです。
ライセンス管理を適切に行うには、ソフトウェアライセンスに関する専門的な知識が必要です。ソフトウェアごとの使用許諾契約を把握するだけでなく、ライセンス契約を遵守した運用ができているか確認しなければなりません。
担当責任者はその都度、柔軟な対応が求められるでしょう。
ライセンス管理を正確に行う方法・ポイント
つづいて、ライセンス管理を適切に行うためのポイントを紹介します。
管理対象と管理レベルを設定する
管理対象とは、ソフトウェアをインストール・利用している組織や資産のことです。
ソフトを利用している部署や、パソコン・サーバー・スマートフォンやタブレットなどが含まれます。外付けのHDDやDVDドライブなどでも、購入時にソフトウェアが付属しており、現在使用されていれば管理対象です。
管理レベルの設定においては、対象となる組織や資産をどの程度まで管理していくかを決めます。ただし大規模なサービスを展開し、すでに多くのソフトウェアがインストールされている場合は、管理対象を決めるだけでも大変です。
そのため最初からすべての組織と資産を対象とするのではなく、監査の有るものや価格の高いものから優先的に管理していく方が現実的といえるでしょう。
ライセンス管理台帳を作成する
ライセンス管理台帳を作成することで、一目で各ソフトウェアの使用許諾条件を把握できるようになります。ソフトウェアをインストールしていない場合でも、ライセンスを保有していれば、余剰ライセンスとして管理台帳へ記入します。
ライセンス管理に必要なのは、「ライセンス台帳」と「ライセンス関連部材台帳」です。この２つの台帳を使って情報を一元管理し、各ソフトウェアを適切に運用していきます。各台帳の管理項目は以下の通りです。
- ライセンス台帳
- 購入したソフトウェアの名前・購入日・種別・形態など
- ライセンス関連部材台帳
- ライセンスの許諾に関するもの（CDキー・管理部門など）
また Windows搭載機であれば、「プログラムの追加と削除」からライセンス情報を取得することもできます。ただしソフトウェアの名称しかわからないため、各台帳の作成は必須といえるでしょう。
管理ツールの導入を検討する
ツールを導入すれば、管理対象やレベルの設定、ライセンス管理台帳の作成が容易になります。
ただしライセンス管理ツールを有効活用するには、担当者にも高い専門スキルが必要です。ほとんどのツールは業務をサポートしてくれるものであって、知識を補完してくれるものではありません。
例えばダウングレード権が付属しているかなどは、ツールでは把握できません。管理台帳にダウングレード権を入力するのは、あくまで担当者自身なのです。担当者のスキルが高ければ、ツールを用いて数万台規模のライセンスを一元管理することができます。
最近ではソフトウェアライセンスの知識を補完してくれるサービスもあります。ライセンス管理のノウハウがない場合は、検討してみるのもよいでしょう。
ライセンス管理を正確に行い、コンプライアンスを遵守！
ライセンス管理とは、メーカーとの使用許諾契約に違反しないよう管理することです。違反すると、莫大な違約金を請求されることもあります。
まずは管理対象と管理レベルを設定し、管理台帳を作成しましょう。また、ライセンス契約の知識が必要ですが、IT資産管理ツールを活用すればライセンスの一元管理がしやすくなります。
余剰ライセンスを把握できればコスト削減にもなるため、正確なライセンス管理を行いましょう。
