契約書の保管期間
契約書の保管期間を、種類別に解説します。
会社法に関わるものは10年
契約書の保管期間は、契約終了後10年間と会社法により定められています。会社法とは、会社の設立や資金調達など、あらゆる事業活動をルール化したものです。10年という保管期間は、契約を結んだ両社を保護する観点から設けられています。
契約書を保管しておけばトラブルが発生しても証拠として役立ちます。なお、10年が経過した契約書は法的安定性が保たれないため、保管義務はありません。
また、通常の契約における契約書の保管期間は、一般債権の消滅時効である10年という考え方も存在します。これは、民法による債権の消滅時効を適用させたものです。
参考：会社法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
参考：民法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
経理や税務に関わるものは７年
請求書や領収書、見積書など経理・税務に関する文書の保管期間は、最低７年間の保管が法人税法により義務付けられています。
経理や税務に関わる文書が適切に保管されていないと、税務調査に対応できません。適切に申告していても、それを裏付ける文書がないと、証拠隠滅を疑われかねません。最悪の場合は脱税を疑われ、追徴課税される可能性が高くなります。このようなリスクを避けるためにも、税務に関する文書は適切に管理・保管することをおすすめします。
保管中の契約書を楽に管理する方法
保管している契約書はどのようにすれば効率的に管理できるのでしょうか。おすすめの方法を２つ紹介します。
１．電子契約書に切り替える
紙による契約では、郵送代や印紙代など、さまざまなコストが発生します。また、既存の契約書を電子化するにはスキャナを準備しなくてはいけません。
そこで、電子契約への切り替えを検討しましょう。電子契約とは、契約の締結をインターネット上で行うことです。契約内容はデータベースに保存されるため、情報の検索性が向上し、法令に基づく適切な文書管理が実現します。さらに、紙の契約書によるさまざまなコストを削減できる上、スキャナを用意する必要がありません。
紙の契約書をスキャンしてPDF化するだけではNG
契約書を電子化するには、電子帳簿保存法の各種要件を満たさなければいけません。
要件の１つに「タイムスタンプの付与」が挙げられますが、スキャナにより電子化した契約書にはこれが義務付けられています。タイムスタンプとは、電子データの存在・非改ざんを証明する技術です。第三者機関である時刻認証局が発行するハッシュ値と時刻情報により、契約書の真実性を担保できます。
しかし、タイムスタンプが付与されていない電子契約書はコピーとして扱われてしまい、法的効力をもちません。そのため、取引先とのトラブル時も証拠として契約書を活用できなくなります。
２．文書管理システムを活用する
文書管理システムは、契約書や請求書といったさまざまな文書を電子化し、一元管理を実現します。保存期間の設定により期間を過ぎた文書を自動廃棄できたり、検索機能の活用により検索性を向上したりします。他にも、アクセス権限を設ければ編集・閲覧を制限できるため、コンプライアンス対策にも役立てることが可能です。
文書管理システムの活用により、手間のかかる契約書の保管期間管理も効率的に行えます。
契約書の保管期間を守りながら、より良い管理方法を探そう
契約書の保管期間は、会社法に関する文書では10年、経理・税務に関するものでは７年と各種法令により定められています。保管中の契約書を効率的に管理する方法としては、下記の２つが適しています。
- ■電子契約への切り替え
- ■文書管理システムの活用
契約書の保管期間の把握に努め、自社に最適な管理方法を模索しましょう。
